如何避免内控失效

2022年11月12日，在周六全体管理干部早会上，总经理王风华先生以开发案批量申请强制结案的案例为引题，从成本管控、项目评估和组织建设三个方面阐述了如何避免内控失效。

周三，产品规划部的职员反映近期有约100来款的新开发项目工程部申请强制结案。针对产品规划部反映的问题，公司安排标准办龙工去调查为什么有这么多新项目需要强制结案。通过调查发现，工程部在系统中申请了约90款的新样品终止开发计划，而且有一部分新款的物料已经采购回库，等待产品试制。之所以发生上述这类现象说明我们在成本管控、项目评估和组织建设等内控还存在失效点。什么是内控呢？内控是内部控制的简称，指企业内部的控制运作。内控是外部强加给我们的，它要求企业里的每个人都应该使用正确的方法，做该做的事情。企业管理人员需要更好地掌握从事企业内部控制系统建设所需的基本理论、法规要求、实务操作技能、评价指标和管理方法，从而协助企业提高内部控制系统的有效性。

一、做好成本管控。

通过标准办调查发现，从设计、绘图、建BOM、PE策划这四个阶段，每款新样品所付出的工资成本就高达到1078元。如果再算上模具策划费用、材料费用等，这90款申请强制结案的新样品在进入新产品试制阶段之前就浪费了近25万元。公司一直强调，财务管理要从记账式和核算式财务管理上升到管理型财务。管理型财务的根本点在于把财务作为一个内部控制体系。企业管理的重心在控制，而财务控制是这个体系中的核心。财务人员要有敏锐的嗅觉，做到哪里有浪费，哪里就有相应的管控措施，真正做到资金流、信息流、物流的完整和统一。同时，财务部还要培训其它部门财务知识，让他们学会算账。只有各部门负责人学会算账，有成本意识，才懂得珍惜机会和避免浪费。记得小时候我们学过李绅的一首诗“锄禾日当午，汗滴禾下土。谁知盘中餐，粒粒皆辛苦。”为什么农民珍惜粮食？因为他们知道种田的辛苦，知道一粒谷子是用一滴汗水换来的。孩子们心中的“袁隆平爷爷”为什么受人尊敬？因为他解决了人民吃饭问题，让农民的收成增多。

二、项目评估要认真、严谨

工程部申请强制结案的这90款新样品都是经过NPI策划的（包括工艺策划、工序流程策划、模具策划、品质策划、成本策划和交期策划等），这些策划也经过了初审、复审和终审等审核流程，为什么经过这些前期策划的项目最终选择放弃开发？一方面说明我们以前的策划工作不严谨，新产品试制和工艺验证可能达不到预期效果和要求。另一方面是有的新款错过了客户新产品的上市时间。眼镜既是医疗用品，也是时尚产品。如果我们的项目周期拖得太长，就会错过销售旺季。为了避免新样品开发周期过长，错过销售季节和节约研发成本，公司要求把产品开发部门的负荷控制在一定的范围内，并优先处理确定性的新项目（比如客户的确认样、客户的选款、客户的转款等）。同时，我们还要招聘成熟的设计师，根据客户的品牌、消费群体和销售定价等要素有针对性的给客户设计，做到精准定位，以提高新产品的命中率。公司要求现任从事策划工作的PE在这90款强制结案的新项目中汲取经验和教训，做到交学费而不浪费，也就是公司所倡导的在工作中学习和在学习中工作，在策划过程中要做到“认真、严谨、规范、高效”。因为NPI策划是源头，工程部是制定标准的部门，只有他们的工作做到认真和严谨，才能确保产品在批量化生产时能实现高效。

三、发挥组织建设的积极作用

工程部申请强制结案的90多款样品中有一部分是几个月前的项目，为什么这些新项目几个月以后才申请强制结案？一方面反映工程团队不专业，做事没有逻辑。另一方面说明周边部门没有发挥嵌入式管理模式的积极作用。公司早在2019年就推行嵌入式管理模式，即当某一个班组或部门出现问题，我们应发挥组织建设的作用，作为上司和周边部门就要及时介入处理。单就这个案例来说，与新产品开发相关的周边部门人员有业务员、新产品规划部的PD、有负责品质的CE、有负责交期的MPS等，如果他们把脚踩进去了，参与对单，做好交期控制，就会早一点发现问题，把问题扼制在萌芽状态。如果我们的高管能及时介入处理，就会让工程部的内部管理更受控，而不是任凭他们乱折腾。早在2019年公司就要求物流部成立工程物控科，给产品开发单位做好物料配套、数据管理和样品进度管控等工作。如果在2019年物流部就认真落实了这项工作，那么工程部就不会存在尾数无人处理、数据交接不清、在制量超标等种种不良现象。生产部门为什么这几年渐渐理顺了？不是生产单位的管理干部意识和专业化程度提高了，而是我们的高管和周边部门发挥了嵌入式管理模式和组织建设的积极作用，让生产单位的问题及时曝露在阳光下，做到事事有人管，处处有监督。

要想提高企业内部控制系统的有效性，其一我们要做好成本控制，财务管理要从记账式和核算式财务管理上升到管理型财务，做到哪里有浪费，哪里就有相应的管控措施，真正做到企业资金流、信息流、物流的完整和统一，并教会其它部门算账，只有各部门负责人学会算账，有成本意识，才懂得珍惜机会和避免浪费。其二项目评估要做到“认真、严谨、规范、高效”。因为NPI策划是源头，工程部是制定标准的部门，只有他们的工作做到认真和严谨，才能确保产品在批量化生产时能实现高效。其三是企业高管和周边部门要发挥嵌入式管理模式和组织建设的积极作用，让所有问题及时曝露在阳光下，做到事事有人管，处处有监督