内部管理三问

2022年5月28日，在周六全体管理干部早会上，总经理王风华先生让运营总监和物流副总分享了本次由总经办牵头组织的内审时所发现的问题，并以此为引题，阐述了内部管理“三问”，即如果我们的系统这么完美，为什么有这么多的行为游离在系统之外？如果我们的内控这么健全，为什么有这么多的问题经常发生？如果我们的管理这么有逻辑,为什么有这么多的问题长期得不到解决？

这周，在总经办的牵头下，内审组对各模块的管理现状进行了审核和评估。在内审过程中，我们发现了一些不规范的问题，比如ERP系统部分模块之间的数据关联性不强、业务员销单滞后、仓库工作人员不及时输单等。造成上述问题，一方面是工作人员专业性不足，另一方面是员工在日常工作中没有养成按规矩做事的工作习惯。今天所讲的“内部管理三问”是对过去工作不足的总结，是对企业精神“认真、严谨、规范、高效”践行情况的反省。同时，也是我们未来改善的工作重点之一。

一、如果我们的系统这么完美，为什么有这么多的行为游离在系统之外？

早在2007年，公司就开始推行ERP系统，让大家在智能平台上，按统一的规则做事。过去15年了，我们的日常工作还有很多行为是游离于系统之外。譬如经常发生删单的现象导致系统中的数据前后衔接不起来，实物入库了还需要补齐前工序的首检确认记录，货都发给客户了系统中的测试报告还没有上传……公司把架构、体系、制度、流程等融入系统,其目的是希望确保物流、信息流和数据流的统一性，为决策层的判断和决策提供准确、及时的信息。但是，由于员工的工作习惯问题，导致ERP系统中的数据和信息不能反应当下实际状态。由于管理者在处理问题时没有做到当人、当地、当时解决，影响了问题处理的时效性。这段时间，我经常讲到一个案例：4月30日，由于雅格分厂停电，导致亮灯看板因产出不足而触发预警。雅格生产副总李磊到5月4日（五一收假后）才回复4月30日的预警。预警的目的是什么？不是补记录，而是让管理者在收到预警信息后第一时间到现场，快速的解决问题。公司推行ERP系统一方面是实现物流、信息流和数据流的合一，另一方面是通过ERP系统管理工具来约束员工的操作行为和改变员工工作的随意性。记得在2017年的“三流会”上，公司要求业务、财务和生产等单位的负责人列席会议，其目的是让不同的模块的工作人员在ERP系统上协同作战，以确保数据流和信息流的准确性和及时性。从今日起，在系统数据维护方面，无论是策划者、执行层，还是监督单位都要正视问题，并找方法解决问题。比如是逻辑和流程问题，标准办要牵头策划；是系统本身功能不足或存在漏洞，资讯部要补齐短板和完善系统；是执行过程中不按要求做事的问题，分管负责人要做好督导，监督单位要拿出态度来，该处罚的要从严处罚；对不能胜任工作或没有成长思维的人员，人资部要做好人员储备，该换人的要换人。

二、如果我们的内控这么健全，为什么有这么多的问题经常发生？

在内审末次会议上，内审负责人问到系统中的数据与实物的流转是否一致时，财务人员回复：通过盘点确定实物都在车间或仓库，但是由于工作人员没有及时缴单或输单，导致系统里的数据不能反应物料的真实流转状态。如果系统里的数据不准确，不能为管理者的判断和决策提供依据，就等同于内控失效。在日常工作中，类似的情况还有很多，比如内审组成员发现：业务员的工作习惯很不好，货都发给客户了，一两周还不销单；MPS专员在签核交期时没有考虑到工艺的复杂程度；物控员在下采购时没有认真评估供应商的产能等等。其实，内控工作是否健全，不是看你逻辑策划得有多严谨、流程有多规范、系统中设置的控制点有多少，而是看你的执行过程是否遵循规则，执行结果是否达到预期。客观的说，如果我们的内控健全就不会出现这么多拖期订单，如果我们的内控健全就不应该出现产出不均衡，如果我们的内控健全就不应该有那么多尾数长期没有清完……在内控方面，我们要有以结果为导向的思维，不能看你做了什么，而是看你实现了什么。我们不能做规划的优等生，执行结果的困难户。

三、如果我们的管理这么有逻辑,为什么有这么多的问题长期得不到解决？

今天早上，我收到A009客户关于板材架高低脚的投诉和Q005客户的交期投诉。这两起投诉也是我们长期得不到解决的问题。在日常管理工作中，类似的问题还有很多，比如稽查部门每周通报PE策划存在工序多建或少建的问题、成品车间发现脚套松动问题、一些五级预警长期消不掉等。如果我们的管理工作这么有逻辑，就不会出现这么多问题长期得不到解决。一个学习型的组织应有成长思维，能把学到的知识应用到工作中去，把工作中的经验进行总结并制定成标准。其实，最好的学习就是问题学习，即在解决问题的过程中去汲取教训和总结规律。如果不能学以致用，那么我们组织的如经理读书会、让经理每天写读书心得，让CQE写CAP改善报告并到车间培训等活动的意义和价值又如何体现？

无论是系统维护还是内控管理，我们都应遵循“认真、严谨、规范、高效”的企业精神。在系统数据维护的方面，策划者、执行层和监督单位都要正视问题，找方法解决问题，并让员工养成按要求做事的工作习惯。在内控方面，我们要以结果为导向，不能做规划的优等生，执行结果的困难户。同时，我们要有成长思维，做到学以致用，在解决问题的过程中去汲取教训和总结规律。