建立工作的报备机制

2020年8月31日，在周一经理例会上，总经理王风华先生阐述了建立工作报备机制的意义和必要性。工作报备机制是每天下班前管理干部对着工作清单把下属、自己一天的工作内容全部梳理一遍，在OA“工作报备栏”上，对着工作清单，已完成的打钩，没有完成的工作内容应报备原因，并给出弥补措施。同时把工作报备机制纳入预警系统。

一、建立工作报备机制避免犯无能之错

公司的中高层管理干部都读过《清单革命》这本书，作者阿图·葛文德认为：人类的错误分为两类，一类是“无知之错”，无知之错是因为我们没掌握正确的知识而犯下的错误，这类错误可以原谅；另一类是“无能之错”，无能之错是因为我们掌握了正确的知识，但却没有正确的使用而犯下的错误，这类错误不被原谅。管理者的职能是管人、理事、造物。只要管人和理事这两个职能发挥好了，造好物也就是自然而然的事。在我们日常管理工作中，每天要面对很多员工，要处理很多繁杂的事务。公司自2019年8月就要求人力资源部通过工作分析，依据岗位职责给每个岗位建立工作清单，其目的就是让我们的工作人员理好事。如果管理手头没有一份工作清单，每天的工作就如同没头的苍蝇，不知道自己该干什么，首先从哪些工作做起，哪些工作是主要的，哪些工作是紧急的……建立工作报备机制是为了防止工作的漏失，避免无能之错，它也是我们“日清日毕”的一部分。

二、建立工作报备机制可审视自己的不足

工作报备机制规定的周期分为天、周、月，每一次报备也是对工作结果的一次回顾和审视。工作报备是做好各项工作的重要管理措施，通过它可以全面地、系统地了解以往的工作情况，可以正确认识以往工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效益。总结和报备还是认知自我的重要手段，它可以使零星的、肤浅的、感性认识上升到全面的、系统的、理性认识上来。从这些认知中，我们可以找到自身能力的不足，并根据这些不足通过学习来提高自己的专业技能，最终提升自己专业化和素质化程度。

三、建立工作报备机制可营造信赖文化

信赖文化不只是体现在人与人的情感方面，也体现在工作方面。工作方面的信赖是建立在上司对下属信任、放心的基础上，即从业务到生产每项工作都应做到位，让上司产生信赖感。一些管理干部对上司交办的事和本职工作的事没有做好或没按期完成，不是及时向上司报备和找自身原因，而是忙于隐瞒、解释或推诿，这实质上是一种不诚信的行为，也会增加企业的成本。比如为了让某一项工作能按公司或客户要求执行，公司迫不得已会增加一些监督部门、设置一些监督岗位，来提醒和监督你把工作做好，这无形中就增加了人力资源成本。要想让上司放心就应把上级交办的事项列入工作清单，每天第一时间去做，并尽职尽责去按期完成。如果是一个需要长期实施的项目，且不能按计划完成任务或未达成阶段目标，我们应每天下班前向上司报备进度、原因、弥补措施和执行计划。对上司交办的事项或工作职责范围的事情，我们不能让上司重复讲、天天盯还不能出结果，更不能让上司对自己或团队失去信赖感，导致上司患得患失。实施工作报备可以从机制上解决以上这些问题，通过长期的坚持，从而在团队内部营造一种“你办事，我放心”的信赖文化。

建立工作报备机制既可以弥补工作中的漏失，避免发生无能之过；也可以通过报备来审视自己工作和能力的不足；同时还能在团队内部建立互信的企业文化。希望各部门根据岗位职责，实事求是的把工作内容列入工作清单，并按照公司的要求对自己工作的完成情况进行及时报备。